KOMUNIKASI adalah pengiriman infomasi dan makna dari satu individu atau kelompok ke individu atau kelompok lainnya
KOMUNIKASI mempunyai tujuan utama yaitu pengiriman makna
PROSES KOMUNIKASI dikatakan berhasil hanya jika penerima memahami suatu ide sebagaimana maksud si pengirim
Proses Komunikasi :

1.   PENGIRIM MEMPUNYAI  IDE

Mempunyai sebuah ide (yg dipengaruhi oleh suasana hati, bingkai referensi, latar belakang, budaya, dan keadan fisik)

2. PENGIRIM MENGKODEKAN (ENCODE)

Mengubah ide ke dalam kalimat atau isyarat yg akan menyampaikan makna

3. PESAN BERPINDAH MELALUI SALURAN

Media yg digunakan untuk mengirim pesan (melalui komputer, telepon, ponsel, surat, memo, laporan, pengumuman, gambar, berita lisan, faks, situs web)

4. PENERIMA MENGURAIKAN (DECODE) PESAN

Menterjemahkan pesan dari bentuk simbol menjadi bermakna melibatkan proses penguraian.

komunikasi terjadi hanya jika penerima memahami makna yg dimaksudkan oleh pengirim yaitu berhasil menguraikan pesan

5. UMPAN BALIK DIBERIKAN KE PENGIRIM

Respon verbal dan nonverbal penerima menciptakan umpan balik. Umpan balik membantu pengirim mengetahui apakah pesan telah diterima dan dipahami.

KENDALA KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI:

  • BY PASSING –> Terjadi ketika orang saling salah menanggapi arti dari pesan orang lain.
By passing dapat mengakibatkan kegagalan komunikasi yang besar karena orang menganggap bahwa makna sepenuhnya terkandung dalam kata-kata. Sesungguhnya makna ada dalam pikiran orang.
  • BINGKAI REFERENSI

Segala sesuatu yang dilihat dan dirasakan dalam dunia ini diterjemahkan melalui bingkai referensi pribadi Anda.

Bingkai referensi dibentuk oleh kombinasi dari pengalaman, pendidikan, budaya, harapan, kepribadian, dll

  • KURANGNYA KEMAMPUAN BERBAHASA

Komunikasi yg berhasil memerlukan kemampuan berbahasa lisan maupun tulisan yang memadai.

Ketidakmampuan mendengarkan dapat menghalangi kita untuk mendengar pesan lisan secara jelas dan memberi respon yang tepat.

  • GANGGUAN

Seperti keterlibatan emosional dan gangguan fisik.

Membuat sebuah pesan yg cerdas akan terasa sulit ketika anda merasa senang, takut, benci, dendam, dan sedih.

Gangguan fisik seperti gangguan pendengaran, lingkungan ribut, atau sambungan ponsel yg buruk dpt menggenggu komunikasi lisan.

Mengatasi Kendala dalam Komunikasi :

MENGANTISIPASI MASALAH-MASALAH :

PENGKODEAN
PENGIRIMAN
PENGURAIAN
BERKOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1.    KOMUNIKASI INTERNAL

Meliputi berbagi ide pesan dengan atasan, rekan kerja, dan bawahan.   Pesan bisa ditulis menggunakan e-mail atau memo cetak.

2.     KOMUNIKASI EKSTERNAL

Meliputi dengan pelanggan, pemasok, pemerintah dan masyarakat.

Biasanya pesan disampaikan berbentuk surat.

FUNGSI KOMUNIKASI INTERNAL

  • MENGUMUMKAN
  • MENJELASKAN PROSEDUR DAN KEBIJAKAN
  • MENGINFORMASIKAN KEMAJUAN MANAJEMEN
  • MENGEMBANGKAN PRODUK DAN LAYANAN BARU
  • MENGAJAK KARYAWAN ATAU MANAJEMEN UTK MEMBUAT PERUBAHAN ATAU PERBAIKAN
  • MENGOORDINASIKAN AKTIVITAS
  • MENGEVALUASI ATAU MEMBERI PENGHARGAAN KEPADA KARYAWAN

FUNGSI KOMUNIKASI EKSTERNAL

  • MENJAWAB PERTANYAAN TENTANG PRODUK ATAU LAYANAN
  • MEMBUJUKKONSUMEN UNTUK MEMBELI PRODUK ATAU JASA
  • MENJELASKAN SPESIFIKASI PEMASOK
  • MENGAJUKAN KREDIT
  • MENAGIH UTANG
  • MERESPONS BIRO PEMERINTAH
  • MEMPROMOSIKAN CITRA POSITIF PERUSAHAAN

KOMUNIKASI ORGASISAIONAL MEMPUNYAI TIGA FUNGSI DASAR

  • UNTUK MEMBERITAHU
  • UNTUK MEMBUJUK
  • UNTUK MENINGKATKAN CITRA ATAU HUBUNGAN BAIK (GOODWILL)

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI

1.   KOMUNIKASI LISAN

Bentuk (panggilan telepon, percakapan, wawancara, rapat dan konferensi)
Kelebihan (umpan balik langsung, petunjuk nonverbal, perasaan akrab, dampak kuat, input banyak)
2.   KOMUNIKASI TERTULIS
BENTUK (pengumuman, memo, e-mail, faks, surat, laporan proposal, laporan berkala)
Kelebihan (catatan permanen, nyaman, ekonomis, pesan teliti, distribusi mudah)
HAMBATAN-HAMBATAN DLM KOMUNIKASI

1.    HAMBATAN TEKNIS

kurangnya sarana & prasarana
kondisi fisik
metode yg digunakan
faktor pekerjaan

2. HAMBATAN PERILAKU

seperti pandangan yg sifatnya apriori(tidak suka)
prasangka negatif
suasana selalu tdk mau mengalah

3.HAMBATAN BAHASA

digunakan bahasa yg sederhana
mudah dimengerti

4. HAMBATAN STRUKTUR (ORGANISASI)

hambatan kr dibedakan tingkat dalam organisasi

5. HAMBATAN LATAR BELAKANG SOSIAL BUDAYA

disebabkan oleh suku, adat, tradisi
pendidikan
kebiasaan berteman

6. HAMBATAN KARENA PROSES KOMUNIKASI

umumnya terjadi kr faktor saringan
FAKTOR-FAKTOR YG MENUNJANG KEBERHASILAN KOMUNIKASI
1.KETERPERCAYAAN
Antara komunikator & komunikan hrs saling percaya

2. ADANYA HUBUNGAN (PERTALIAN)

Selalu memperhatikan situasi, kondisi lingkungan pd waktu komunikasi berlangsung

3. KEPUASAN

Komunikasi hrs dpt memberikan kepuasan kpd kedua belah pihak

4. KEJELASAN

Meliputi kejelasan isi berita, tujuan yg akan dicapai

5. KESINAMBUNGAN DAN KONSISTEN

Komunikasi hrs dilakukan terus menerus dan informasi yg disampaikan hendaknya konsisten thd informasi terdahulu

6. KEMAMPUAN PIHAK PENDENGAR

janganlah mempergunakan istilah-istilah yg membingungkan

7. SALURAN PENGIRIMAN BERITA

Agar berhasil, hendaknya dipergunakan saluran komunikasi yg sdh biasa & dikenal misalnya papan pengumuman, telepon, SMS, Majalah, Koran dll

DASAR-DASAR BERBICARA DENGAN EFEKTIF

1.    MEMPEROLEH KECAKAPAN DASAR

Camkanlah pengalaman orang lain
Pertahankanlah tujuan Anda
Putuskan terlebih dahulu tekad Anda untuk sukses
Carilah setiap kesempatan untuk melatih diri

2. MENGEMBANGKAN KEYAKINAN

Kenyataan tentang rasa takut utk berbicara di hadapan umum
Mempersiapkan diri dg cara baru

3. CARA YG TEPAT DAN MUDAH UNTUK BERBICARA EFEKTIF

Membicarakan sesuatu yg pantas utk dibicarakan berdasarkan pengalaman & pendidikan
Yakinkan anda bersemangat dgn pokok pembicaran Anda
PRINSIP-PRINSIP BERBICARA EFEKTIF
1.PRINSIP MOTIVASI
Pembicaraan membangkitkan minat pendengar

2. PRINSIP PERHATIAN

Pembicaraan menarik perhatian pendengar dengan hal-hal : aneh, lucu, mencolok, sekonyong-konyong terjadi, sesuai dg kebutuhan.

3. PRINSIP KEINDRAAN

Penyajiannya menarik baik dari sisi pendengaran, penglihatan, dan tangan hadirin juga aktif

4. PRINSIP PENGERTIAN

Hal-hal yg dimengerti mudah dihafalkan/mudah ditanam dlm pikiran seseorang

5. PRINSIP PENGULANGAN

Hal yg diulang-ulang lebih meresap & mudah diingat

6. PRINSIP KEGUNAAN

Hal-hal yg berguna akan tinggal lama dlm ingatan sesorang.
GAYA BICARA

Cara kita membawakan diri di depan umum atau cara penampilan diri

1.   PAKAIAN

Rapi, lengkap, sopan

2. SIKAP BADAN & CARA BERDIRI

Berdiri tegak bersemangat
Berdiri di tempat yg jelas bagi seluruh hadirin

3. PANDANGAN MATA

Pandangan mata yg baik
Adil

4. AIR MUKA DAN TANGAN

Mengikuti isi pembicaraan

5. SIKAP JIWA

Tegas
Jangan ragu-ragu
Percaya diri

6. SUARA

Jelas
Tdk monoton
Bersemangat

7. TULISAN

Jelas
Cukup besar